CRM und ERP gehören zu den zentralen Systemen moderner Unternehmen. Für Controller sind sie jedoch aus sehr unterschiedlichen Gründen relevant. Während ERP-Systeme vor allem interne Prozesse und Finanzdaten abbilden, liefern CRM-Systeme Informationen über Kunden, Vertriebsaktivitäten und zukünftige Umsätze.
Gerade aus Controlling-Sicht ist diese Unterscheidung wichtig. Denn viele Fragestellungen lassen sich entweder nur rückblickend beantworten oder vorausschauend. Genau hier unterscheidet sich der Nutzen von ERP und CRM.
CRM-Systeme konzentrieren sich auf kundenbezogene Prozesse wie Vertrieb, Marketing und Service. Sie erfassen Kontakte, Verkaufschancen, Umsätze, Aktivitäten und Interaktionen entlang der Customer Journey. ERP-Systeme hingegen bündeln interne Geschäftsabläufe wie Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Produktion, Einkauf und Personalwesen auf einer gemeinsamen Plattform.
Kurz gesagt:
Ein ERP bildet ab, was im Unternehmen passiert ist und aktuell passiert.
Ein CRM zeigt, was sich im Markt anbahnt.
Für Controller bedeutet das, dass beide Systeme relevante Informationen liefern, jedoch mit unterschiedlichem zeitlichem Fokus.
Wann stellen Controller die Frage: CRM oder ERP?
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen steht das Controlling vor der Aufgabe, begrenzte Ressourcen gezielt einzusetzen. Spätestens bei Digitalisierungs- oder Systementscheidungen taucht daher die Frage auf, welche Lösung priorisiert werden sollte.
Typische Auslöser sind:
Dateninseln und Medienbrüche
Kundendaten liegen in Excel oder in einem einfachen CRM, während Finanzzahlen in der Buchhaltung oder im ERP gepflegt werden. Für Auswertungen müssen Informationen manuell zusammengeführt werden. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit. Der Wunsch nach durchgängigen und konsistenten Daten wächst.
Unternehmenswachstum
Mit steigender Anzahl an Kunden, Angeboten und Aufträgen stoßen bestehende Systeme an ihre Grenzen. Der Vertrieb fordert mehr Transparenz über Pipeline und Verkaufschancen, die Buchhaltung effizientere Abläufe. Controller stehen zwischen diesen Anforderungen und müssen bewerten, welche Investition den größeren Mehrwert für Steuerung und Planung bringt.
Steigende Anforderungen an Berichte und Forecasts
Wenn Managementberichte nicht mehr nur Vergangenheitswerte enthalten sollen, sondern auch belastbare Prognosen, geraten getrennte Systeme schnell an ihre Grenzen. Spätestens dann stellt sich die Frage, ob ein ERP allein ausreicht oder ob CRM-Daten für Planung und Bewertung notwendig sind.
Diese Situationen zeigen, dass die Frage „CRM oder ERP?“ meist aus konkreten Herausforderungen im Controlling-Alltag entsteht.
ERP, integrierte Prozesse und verlässliche Zahlen
ERP-Systeme bündeln sämtliche Kernprozesse eines Unternehmens in einer zentralen Datenbasis. Für das Controlling ergeben sich daraus klare Vorteile.
Finanz- und Leistungsdaten stehen strukturiert und aktuell zur Verfügung. Berichte, Abschlüsse und Forecasts lassen sich auf konsistenter Datenbasis erstellen. Viele ERP-Lösungen bieten zudem integrierte Controlling-Funktionen wie Kostenrechnung, Budgetierung oder Soll-Ist-Vergleiche.
Ein weiterer Vorteil liegt in den durchgängigen Prozessen. Wird beispielsweise ein Auftrag im Vertrieb abgeschlossen, fließen die relevanten Informationen automatisch in Lager, Buchhaltung und Controlling ein. Medienbrüche und manuelle Abstimmungen werden reduziert, die Datenqualität steigt.
Für die Steuerung der wirtschaftlichen Gesamtsituation ist ein ERP-System daher unverzichtbar. Es liefert Stabilität, Transparenz und Verlässlichkeit, insbesondere für rückblickende Analysen und operative Kontrolle.
CRM, Kundendaten und Vertriebseinblicke für das Controlling nutzen
Was ERP-Systeme nicht leisten können, ist der Blick nach vorn. Genau hier setzt CRM an und wird für Controller zunehmend relevant.
Ein CRM-System bildet Verkaufschancen, Pipeline-Stände und Vertriebsaktivitäten strukturiert ab. Für das Controlling entsteht dadurch die Möglichkeit, zukünftige Umsätze besser einzuschätzen. Anstatt ausschließlich auf Vergangenheitsdaten zu reagieren, lassen sich Trends und Entwicklungen frühzeitig erkennen.
Darüber hinaus liefern CRM-Daten wichtige Grundlagen für kundenbezogene Analysen. Informationen zu Kaufverhalten, Historie und Kontaktpunkten ermöglichen Aussagen zur Kundenprofitabilität oder zum Customer Lifetime Value. In Kombination mit Kostendaten aus dem ERP entsteht ein deutlich vollständigeres Bild.
Auch qualitative Faktoren werden greifbarer. Marketing- und Serviceaktivitäten lassen sich besser bewerten, Zusammenhänge zwischen Maßnahmen und Ergebnissen werden sichtbarer. Für das Controlling bedeutet das mehr Kontext für Zahlen und fundiertere Entscheidungsgrundlagen.
Ein CRM ersetzt keine Finanzbuchhaltung und kein ERP. Es ergänzt diese jedoch um eine markt- und kundennahe Perspektive, die für Planung und Steuerung immer wichtiger wird.
Fazit: Zusammenspiel statt Entweder-oder
Für Controller lässt sich die Frage „CRM oder ERP?“ nicht pauschal beantworten. Beide Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben und entfalten ihren Nutzen vor allem in Kombination.
ERP sorgt für Transparenz über Prozesse, Kosten und Ergebnisse.
CRM liefert Einblicke in Kunden, Vertrieb und zukünftige Entwicklungen.
Welche Lösung zunächst priorisiert wird, hängt von der jeweiligen Ausgangslage ab. Langfristig zahlt sich vor allem eine sinnvolle Verzahnung aus. Sie schafft konsistente Daten, realistische Planung und eine Steuerung, die nicht nur rückblickend funktioniert.
